Un softphone empresarial convierte su computadora o móvil en su extensión telefónica, para trabajar desde cualquier lugar. Es la base del teletrabajo y de los equipos distribuidos en Costa Rica.
Que es un softphone
Es una aplicación que reemplaza al teléfono fisico: hace y recibe llamadas con su extensión de la central, además de presencia, chat y video. Si quiere el detalle, lea que es un softphone.
Trabaje desde cualquier lugar
Con un softphone, sus colaboradores atienden con el número de la empresa desde la oficina, la casa o en viaje. No necesitan un teléfono de escritorio ni estar en la red local; basta internet y la app.
Que incluye la app de TelHarbor
- Llamadas: su extensión empresarial en escritorio y móvil.
- Presencia y chat: vea quien esta disponible y converse con su equipo.
- Video: reuniones y llamadas con video.
- Seguridad: conexión por VPN y comunicaciones protegidas.
Para quien es
Para equipos remotos, call centers, ventas y soporte, y cualquier empresa que quiera movilidad sin perder control. Se integra con su telefonía IP y central.
Como empezar
El softphone viene incluido en la central IP-PBX de TelHarbor. Conozca el servicio en softphone empresarial, vea los planes o solicite una cotización.
Como preparar la casa del colaborador
El softphone funciona igual en la oficina y en la casa; lo que cambia es la red. Una lista corta resuelve el 90 % de los casos:
- Diadema con microfono. No negociable. Los parlantes y el microfono del portatil generan eco y ruido de fondo.
- Wifi de 5 GHz o cable. La banda de 2.4 GHz esta saturada en cualquier vecindario.
- Cerca del router. Dos paredes de por medio explican más cortes de audio que cualquier configuración.
- Sin descargas grandes en paralelo, o mejor, con prioridad de voz en el router.
Vale la pena hacer una llamada de prueba de cinco minutos con cada persona antes de ponerla a atender clientes. Es más barato que descubrirlo en la primera llamada real.
Como se supervisa a un equipo que no se ve
La preocupación honesta de cualquier jefatura al abrir el teletrabajo es como saber que esta pasando. Con una plataforma de comunicaciones, se sabe mejor que en la oficina:
- Presencia en vivo: quien esta disponible, en llamada, en pausa o desconectado.
- Estado de las colas: cuántas llamadas esperan y hace cuanto.
- Reportes por agente: llamadas atendidas, tiempo de conversación, pausas y ocupación.
- Grabaciones para revisión de calidad.
El consejo práctico: use esos datos para corregir procesos, no para vigilar personas. Un tablero que se usa para regañar deja de reflejar la realidad muy rápido, porque la gente aprende a jugarle al indicador.
Lo que hay que dejar por escrito
- Horario y pausas: a que hora se conecta, cuando marca pausa y de cuanto.
- Que hacer si se cae el internet en casa: a quien avisa y a donde se desvian sus llamadas mientras tanto.
- Uso del equipo y que pasa si la persona deja la empresa: el dispositivo se revoca desde el portal, no se persigue.
- Confidencialidad: las llamadas de clientes se atienden en un espacio donde no se escuche a terceros.
Hibrido: la misma extensión en los dos lugares
La mayoría de las empresas hoy no son ni presenciales ni remotas, sino ambas. Eso se resuelve sin trucos: la extensión es de la persona y se registra a la vez en la computadora de la oficina, la de la casa y el celular. Suena en todos o en el orden que usted defina, y quien llama nunca se entera de donde esta la persona.
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Preguntas frecuentes
Puedo usar mi extensión desde casa?
Si. El softphone funciona desde la computadora o el móvil con internet, con su misma extensión empresarial.
Incluye chat y video?
Si. La app de TelHarbor incluye presencia, chat y video, además de las llamadas.
Es seguro?
Si. La conexión se protege por VPN y las comunicaciones van cifradas.
Necesito un teléfono fisico?
No. El softphone reemplaza al teléfono de escritorio; puede usar audifonos en su computadora o el móvil.
Que internet necesita en casa un agente?
Muy poco: alrededor de 100 kbps por sentido. Lo importante es la estabilidad, no la velocidad; un enlace de 5 Mbps estable funciona mejor que uno de 100 con cortes.
Como se que el agente esta trabajando?
Con presencia en vivo, estado de colas y reportes por agente. Conviene usarlos para mejorar procesos, no para vigilar a la persona.
Que pasa si a un agente se le cae el internet?
Su extensión se marca como desconectada y la cola deja de enviarle llamadas automaticamente. También se puede definir un desvio a su celular.
Puede usar su celular personal?
Si, con la aplicación; las llamadas salen con el número de la empresa, no con el suyo. Y el acceso se revoca desde el portal cuando haga falta.